メールの英語を解説
仕事を始めると、海外の人たちと英文メールのやり取りをする機会が増えます。
この記事では、
英文メールを初めて書く必要が生じた人向けに、
分かりやすい英文メールを書くためのポイントを解説します。
ポイントは2つあります。
1つ目は、日本語のメール同様、
「定型のフレーズがあるので、まずはそれを覚えること」です。
2つ目は、
「分かりやすいメールを書くためのルールを覚えること」
です。
例えば、
「最初に要件を明確にする」とか、
「一件一葉（テーマ）で」
などの基本ルールを守ることによって、
ある程度、分かりやすいメールを書くことができます。
英文メールの質は、コミュニケーションの質に直結しています。
内容ももちろん大事ですが、
メールの分かりにくさのせいで、コミュニケーションがうまくいっていないケースが、非常に多いのです。
この記事では、
まず、ポイント1として
書き出し-本論（お礼／同意／予定の調整／謝罪／クレーム）-結び
の順で、定型フレーズを解説をします。
何度も閲覧、応用してメールを書いているうちに、
自分の形ができあがってくるような構成にしました。
次に、ポイント2として、
分かりやすいメールを書くための基本ルールを解説していきます。
それでは、例文とともにくわしく確認していきましょう！
定型フレーズ1: 件名→相手の名前→書き出し
1.件名---簡潔かつメールの目的がわかるように
Inquiry about your new material 貴社新材料への問い合わせ
Agenda request for the meeting next week 来週の会議の議題リクエスト
Request for hotel reservation ホテル予約のお願い
2.相手の名前---親しくなったら「Hi+名前」で
初めての人に送る場合：Dear+姓
Dear Mr. Evans, ～
何回かやり取りした後：Hi＋名前
Hi. Bill, ～
関係者各位：To whom it may concern,
3.書き出し
お礼---感謝の気持ちを伝える
Thank you for your quick reply. 早速のご返信ありがとうございます
Thank you for the information. I agree with you on the following. 情報ありがとうございました。下記、了解です
I really appreciate your dedication to this project. このプロジェクトへのあなたの献身、本当に感謝いたします
appreciateの後は、前置詞不要---名詞or 名詞句を置く
謝罪
I'm sorry for the late reply. お返事遅くなりすいません
I apologies for the shipment delay of our smartphones. 我々のスマホの出荷が遅れ、誠に申し訳ありません
shipとdeliveryの違いを理解しておきましょう！
同意
相手のメールに対して、簡潔に「了解です！」と返事をする場合の表現です。
(That is) understood.の（That is）が省略された表現
Understood 了解しました
≓ Noted!
≒I understand. ≓I understand that.
日本語の「了解しました」は、
過去形ではなく、「理解しています」という解釈なので、
I understood.とは言いません
A: Could you send a meeting agenda before my visit? 訪問前に、議題を送ってもらえますか？
B: Understood. 了解しました（送ります）
A: Could you hand carry a printing sample in your visit? 訪問される際に、印刷サンプルを持ってきていただけますか？
B: Noted. 了解しました（持っていきます）
もっともCasualに：OK. /Sure. /All right.
A: Could you send a meeting agenda before my visit? 訪問前に、議題を送ってもらえますか？
B: OK （Sure ／All right）. わかりました
相手への賛同を強調：I agree with～. /I see your points. /Sounds good.
A: How about having internal lunch meeting before board meeting? 取締役会の前に、内部ランチミーティングをしませんか？
B: I agree with your idea. （ I see your points. /Sounds good. ） わかりました
定型フレーズ2: 本論
レポートや資料の送付連絡
I have attached the drop test simulation results. 落下試験のシミュレーション結果を添付します
Please find the attached file for your reference. 参考に添付ファイルを御確認下さい
見積もり依頼や発注
I'd like you to send the quote of this part in the following condition. 下記条件でのこの部品の見積もりを送って頂けますか？
We would like to proceed with the order of mass production as an attached file. 添付ファイルのとおり、量産の発注させて頂きます（注文を進めてください）
quoteとciteの違いを覚えておきましょう！
予定の調整
Is 10AM convenient for you? 午前10時の、御都合はいかがですか？
Are you available tomorrow morning? 明日の朝、時間を取れますか？
I'm fine with the date and place you suggested. あなたが提案された日時と場所で、私も大丈夫です
クレーム
We received the trial samples, however it's not acceptable level in quality. トライアルサンプルを受け取りましたが、品質的に許容できるレベルではありませんでした
It's behind the schedule. 日程が遅れています。
Could you accelerate the quality assurance test? 品質試験を加速して頂けませんか？
scheduleの使い方を確認しておきましょう！
参考：behind scheduleとahead of scheduleの違いを解説
定型フレーズ3: 結び
定番
If you have any questions, please let me know. ご質問があれば、私にご連絡を
If you have any questions or comments, please let us know. ご質問やコメントがあれば、私どもにご連絡を
If you have any further question, please do not hesitate to contact me. 追加質問があれば、私に何でもご遠慮なく連絡を
I will get back to you as soon as we finish the evaluation test. 評価試験が終了したらすぐに、御連絡いたします
After the internal discussion, I will get back to you. 内部で検討してから、御連絡いたします
その他の例
I look forward to seeing you in Japan next month. 来月日本でお会いできるのを楽しみにしております
Thank you again for your usual support. いつもサポート頂き、改めてありがとうございます
Thanks in advance. 前もってお礼申し上げます
「敬具」に相当する結び
Best Regard, （Regards, ）
Taro Sato---名前＋苗字
---Sincerely yoursは、e-mailではほとんど使われず、Best Regards,が定番です
わかりやすいメールを書くためのルール
1.最初に要件を明確にする
件名→相手の名前→書き出しの流れの中で、
要件を明確にしましょう。
書き出しは、お礼／謝罪／同意などを表す1文＋要件1文の
2文以内で、要件がわかるように心がけるとわかりやすいメールになります。
Re: Request for hotel reservation---件名
Hi, John, ---相手の名前
Thank you for your taking the time on agenda preparation. ---お礼
Could you make a hotel reservation during my visit next week? ---依頼
appointmentとreservationの違いを確認しておきましょう！
参考：appointmentとreservation-意味の違いと使い方を解説
2.一件一葉（テーマ）で書く
ひとつのメール内に、
「見積もりの依頼と出張した際のホテル予約の依頼」のように
2件の依頼を混在させるのは、分かりにくくなるのでNGです。
2件のうち1件は回答できるのに、
もう1件の回答ができないために、メールの返信が遅くなることがありますし、
メールの受信簿に埋没する可能性が高くなります。
X Request for quotation and hotel reservation
↓ 2件に分け、一件一葉に
〇 e-mail A: Request for quotation ＋ e-mail B: Request for hotel reservation
3.Simple is the best.
ビジネスメールは、要件にFocusして、
余分な文章を可能な限り省き、シンプルでわかりやすくしましょう。
もちろん、相手と仲良くなることも大切なことなので、
それはそれで、別のメールで話したり、直接会った際に交流を深めましょう！
悪い例
Dear Mr. JJ,
Hello, this is Taro Sato. --->省略
I really appreciate your great support during my last visit. --->省略
Face-to-face meeting was very fruitful and factory tour was very interesting. --->省略
However, I had one concern about your quality control system. --->文をまとめる
I think part inspection frequency should be less than every 5 minutes. --->文をまとめる
But Inspection frequency in your factory was every 15 minutes. --->文をまとめる
So, could you change it before next production? --->要件は、メールの最初に
After the internal meeting, please let us know your conclusion.
Best Regards,
Taro Sato
↓ 無駄な文章を省きSimpleにする
Hi, JJ,
Today, I'd like to ask you to change the part inspection frequency in your factory. ---要件を最初に
It should be less than 5 minutes in my opinion.
I thought every15 minutes was so rough in my last visit.
Could you review this issue internally and let us know your conclusion?
Best Regards,
Taro Sato